A Közös Önkormányzati Hivatal személyi és dologi feltételei
A hivatal engedélyezett létszáma 11 fő köztisztviselő. Leányváron 2 fő igazgatási, 1 fő igazgatási és pénzügyi osztott munkakörben.
Piliscséven 2 fő igazgatási, 1 fő osztott munkakörben adós és igazgatási, 3 fő gazdálkodó, 1 fő osztott munkakörben gazdálkodó és igazgatási feladatokat ellátó.
A dologi feltételeket illetően a számítástechnikai felszereltségünkön kellett javítanunk 1 db számítógép vásárlásával, mert 2014-től a Windows 7 program kötelező alkalmazásával a jelenlegi gépet nem tudtuk volna használni.
A fénymásoló cseréjével (bár nagyon meglassítja munkánkat) az idén még várunk, mert 2014-ben derül ki, hogy az új programok mennyire kompatibilisek a számítógépeinkkel.
A hivatal épületének állaga a felújítással nagy mértékben javult, várjuk hogy a megtakarítás a fűtési számlában majd jelentkezzen. Az irattár kérdése (fűtés, helyhiány) valamint az ügyfélfogadás megfelelő színvonalú ellátása sajnos most sem megoldott. (pl hagyatéki, szociális ügyek kezelése nem külön szobában történik, a köztisztviselők „étkezése” gyakorlatilag az „íróasztalukon” lehetséges.)
A Közös Önkormányzati Hivatal ügyiratforgalma
2013-ban Leányváron 1011 db főszámot és 1867 db alszámot (összesen: 2878 db) iktattunk. Ez közel 528 db-bal több, mint a tavalyi évben. Ennek elsősorban a közcélú foglalkoztatással kapcsolatos ügyfelek számának lényeges emelkedése, másodsorban az adóvégrehajtás és segély kérelmek számának emelkedése az oka.
A Polgármester, képviselő testületek, képviselők munkáját segítő tevékenység
Az idei évben nagyobb hangsúlyt fektettünk a meghívók, előterjesztések pontos szakszerű elkészítésére, kiküldésére. Hiányosságok sajnos mégis előfordultak, elsősorban a beruházással, és a hitelügylettel kapcsolatos ügyek területén.
A leányvári bizottságok megszűnése jelentős adminisztrációs terhet vett le elsősorban a pénzügyeseinkről, jegyzőkönyvvezetőnkről, valamint rólunk tisztségviselőkről.
Törvényességi követelmények betartása
Új követelmény és a kormányhivatal igen szigorúan meg is követeli, hogy a testületi ülések jegyzőkönyvei 15 napot követően, illetve a rendeletek az elfogadást követő napon elektronikusan és papír alapon is megérkezzenek Tatabányára. Ez igaz a települési önkormányzatra, és a német nemzetiségi önkormányzatra is. Számos célvizsgálatot végez a kormányhivatal, melyhez minden alkalommal még külön is bekérik rendeleteinket, testületi döntéseinket annak, ellenére hogy az a kormányhivatalnál rendelkezésre áll.
A 2013-s évben számos olyan központi és helyi döntés született, ami befolyásolta a hivatali munkát. Ezekről tárgykörönként az alábbiakban számolok be:
1.) Oktatási társulás megszűnése
2.) Iskolák állami fenntartásba adása
3.) Óvodák önkormányzati fenntartásba vétele
4.) Megnövekedett munkaügyi feladatok miatti (közfoglalkoztatás) munkakör átcsoportosítás
5.)Létszámhiány a pénzügyi feladatok végzésében
6.) Ügysegéd
7.) Választási feladatok
1.) Oktatási társulás megszűnése
A társulás megszűnése az idei évben egyik önkormányzatnak sem jelentett sem megtakarítást, sem többletforrást. Bár a gazdasági iroda már 2013. január 1-től nem működik, a társulás pénzügyi-gazdasági-munkaügyi feladatait a hivatal gazdálkodói látták el, egyetlen, havi 64 órában foglalkoztatott megbízotti jogviszonyú kollégával, akitől azonban takarékossági okokból 2013. augusztus 01-én meg kellett válnunk. Azt hiszem, nem szükséges részleteznem azt a jogi bizonytalanságot, ami a társulás megszüntetésével kapcsolatban volt jellemző, hiszen szinte minden testületi ülésen kellett ezzel kapcsolatos döntéseket hozni, gondoljunk csak a megszüntető okiratok, az "új intézmények" alapító okiratai, az intézményvezetők megbízása körüli dilemmákra, a kormányhivatal és a kincstár egymásnak ellentmondó jogértelmezésére. Hatalmas adminisztrációval járt ez a szervezeti változás, amit a Tisztelt Képviselők a féléves költségvetési beszámolóban, a nyomtatvány költségek drasztikus emelkedésén is láthattak.
A társulással kapcsolatos iratok átadása a múlt héten történt meg, jelenleg Leányvárra szállítottuk. Újra át kellet vennünk az óvoda fenntartásával kapcsolatos feladatokat, ami munkaügyi, informatikai, számlavezetés-pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat tartalmaz.
2.) Iskolák állami fenntartásba adása
A "híresztelésekkel" (média, TV, rádió, stb.) ellentétben az iskolák állami fenntartásba adása nem volt annyira gördülékeny, és véleményem szerint a mai napig sem az, mint ahogyan azt kommunikálták. Természetesen, ha az a kérdés, hogy a hivatalnak van-e még teendője azt kell mondanom, hogy a nálunk maradt feladat csekély, hiszen a közétkeztetésre és az épület fenntartására vonatkozik csupán. Konkrét teendőnk az átadott eszközökkel kapcsolatos adminisztráció, ami csak június hónapban került pontosításra.
Polgármester Úrral tervezzük, hogy intézményvezetői értekezleteket fogunk havi rendszerességgel tartani, az oktatási intézmények vezetői, védőnő, művelődési ház igazgató tájékoztat az aktuális feladatokról, eredményekről, másrészt szeretnénk, ha a köztisztviselők és az intézményvezetők között hatékonyabb és gyorsabb lenne a kommunikáció.
3.) Óvodák önkormányzati fenntartásba vétele
Amennyiben nem lett volna szükséges a szervezeti átalakítás ez a feladat is gördülékenyebben ment volna, de a megszüntető és alapító okiratok problémája itt is az 1.) pontban részletezett gondokat jelentette, mára már a leányvári intézményben is megfelelően működik a fenntartással, gazdálkodással kapcsolatos feladatellátás. Jelenlegi információnk szerint a létszámokra vonatkozó "normatíva igénylésünket" a kincstár elfogadta, ami a nehezen értelmezhető, és idén szeptembertől életbe lépő oktatási törvény miatt sikernek mondható.
Az óvoda vezető megbízatása 2014-ben lejár, így a pályázati kiírást időben elő kell készíteni.
4.) Megnövekedett munkaügyi feladatok
Köztisztviselőkkel kapcsolatos, hogy új módon történik a teljesítményértékelés, az idei évtől félévente el kell végezni.
Ez évben átlagosan 10 fő részesült foglalkoztatást helyettesítő támogatásban. Nekik a továbbfolyósítás feltételeként évente 30 nap közfoglalkoztatásban kell részt venniük. A foglalkoztatás így kéthavonta cserélődő emberekkel folyamatosan zajlik. Jelenti ez az egyeztetéseket a Munkaügyi Központtal, valamint utána a munkaszerződések megkötését, és megszüntetését (szociális ügyintézőnk esetében az ellátás szüneteltetését, majd felülvizsgálat után annak továbbfolyósítását). Közfoglalkoztatottak száma idén 10 főt jelent. A kötelező foglalkoztatáson kívül a Munkaügyi Központ által kiírt pályázatokon is folyamatosan részt veszünk. Diákmunka keretében 2013. évben 8 főt tudtunk foglalkoztatni a településen. A „téli közfoglalkoztatási program” Leányváron 10 főt érint - 2013. november 1-től és december 1-től.
Fentiek miatt került sor arra, hogy a munkaüggyel kapcsolatos feladatokkal tehermentesítettük a pénztárosi feladatot ellátó köztisztviselőt, aki így a könyvelésbe tud besegíteni. A munkaügyi feladatokat az igazgatási területen dolgozó köztisztviselő kapta meg.
5.) Létszámhiány a gazdálkodási feladatokban
Az igazgatási területen a munkakörök átcsoportosításával igyekeztünk hatékonyabbá tenni a hivatali munkavégzést. A hagyatéki ügyek sajnos nem megfelelő módon „intéződnek”, az ügyintézés kegyelet teljesebben történhetne külön szobában, nem a „nagy” teremben.
Már több esetben is jeleztem, hogy milyen túlterheltek a gazdálkodási területen dolgozó kollégáink. Az okait is többször ismertettem: a szervezeti és a jogszabályi változások olyan mértékben növelték meg a munkát, ami szükségesség tette a létszámbővítést, melyet a testület a költségvetésében el is fogadott. Ennek az álláshelynek terhére augusztus 1-ig megbízási szerződéssel foglalkoztattuk Vörösnét. Szeptember 1-től Piliscséven a gazdasági munkaterületre átkerült az igazgatási területről 1 fő, akinek a betanítása egyelőre, többletmunkát jelent. Emellett a leányvári pénzügyi ügyintéző heti egy alkalommal Piliscséven besegít a pénzügyi feladatok ellátásába. Bízom abban, hogy 2014-től a társulás megszűnése miatti feladatok hiányában, illetve a létszám bővítés eredményeként a túlterheltség megszűntethető lesz.
6.) Ügysegéd
A járási hivatalok kialakításával egy időben kezdte meg működését településünkön az ügysegéd. Sajnos azt kell megállapítanom, hogy az általa kezelt ügyek száma, illetve az ügyfélforgalma csekély. Továbbra is foglalkoznak a kollégák azokkal az ügyekkel is, ami a járási hivatal hatásköre. Mivel az ügysegéd más településeket is ellát, ezért többször is előfordul, hogy a településünkre nem pontosan érkezik a meghirdetett ügyfélfogadási időre.
7.) Választási feladatok
Megkezdődtek a választással kapcsolatos feladatok, melynek jelenlegi szakaszában a választás ügyviteli rendszerének kialakítása, a számítógépes hálózat, illetve az ezzel foglalkozó kollégák megbízása, képzése történik.
Végezetül szeretném, ha elismernék a hivatal dolgozóinak munkáját a hibák hiányosságok ellenére is, hiszen meggyőződésem hogy ebben a bizonytalan jogi környezetben anyagi elismerés nélkül is tesszük a dolgunkat és igyekszünk a leghatékonyabb, emberséges megoldásokra.
Tesszük ezt úgy, hogy a köztisztviselők illetménye hat éve 38 650 Ft., tehát hat éve nem emelkedett.
Leányvár, 2013. november 24.
Baumstark Tiborné s.k.
jegyző